Mailvraagstukken

Brievenbusjes

Tegenwoordig heb ik meerdere mailboxen. Dat is makkelijk en overzichtelijk. Voor mijn privé contacten zweer ik bij de Gmail, ik ben trouwens helemaal een fanatiek Google gebruiker. Ik gebruik de Google Agenda, de drive, het fotoalbum en niet te vergeten de blogspot.

Alles in the cloud en dus op alle computers en op mijn telefoon te lezen. Het is trouwens voor mij nog steeds een wonder, dat ik een afspraak in de agenda op de computer zet en dat de telefoon me waarschuwt  als ik de deur uitmoet. Ik ben er inmiddels aan gewend en ik doe of het allemaal gewoon is.

Zakelijk heb ik Outlook en Windows Live mail. Ik heb 3 zakelijke email adressen. Lijkt overbodig maar er zit een verhaal (dat ik jullie zal besparen) achter.

Ik wil het even hebben over de etiquette in ons mailgedrag. Etiquette is het geheel van beleefdheidsregels en omgangsvormen en dan nu gericht op de communicatie per email. Dat is nog best ingewikkeld als je erover nadenkt.

REMINDER

Ik heb ooit een klant gehad die een kwartier nadat hij een mail had verzonden een herinnering verstuurde met als onderwerp REMINDER. Een kapitale herinnering en ontzettend irritant. Ik vroeg me toen al af of deze meneer de Wit achter zijn beeldscherm zat te wachten tot hij een antwoord kreeg. In tegenstelling tot meneer de Wit had ik werk te doen en bij elke REMINDER zakte hij op mijn to do list.

Aanhef

Dat is een item dat mij regelmatig voor problemen plaatst. Vroeger op school werd ons geleerd hoe je een brief opstelt. De aanhef was nogal eenvoudig. Geachte voor formele relaties, Beste voor bekenden en Lieve voor nog bekenderen. Ik laat alle aanheffen (hier moest ik over denken, maar aanheven lijkt me niet correct) die gekoppeld zijn aan titels even terzijde. 

De aftiteling was even simpel, Hoogachtend, met vriendelijke groeten of liefs. Ik heb nooit geleerd hoe je een mail behoort te openen en te sluiten, dus ik doe maar wat. Privé gaat nog wel, Ik doe lieve, soms beste. Ik zeg hoihoi, hi of iets dergelijks. Een beperkt aantal vrienden krijgt de aanhef: Hi mop.

Je eindigt met doei of groetjes of liefs of kus of kruisjes.

Aanhef zakelijk

Dat is heel vaak een punt van overweging. Meestal begin ik met goedemorgen of goedemiddag (het tijdstip is hierbij bepalend) en ik eindig met "met vriendelijke groet" . Laatst kreeg ik een klacht van iemand die vond dat ik haar mail had moeten beginnen met: Geachte mevrouw van Leeuwen. Ik ga met de meesten van mijn klanten informeel om, dus dan wordt het Beste Lodewijk. 

Mijn klanten mailen terug en dat doen ze allemaal op hun eigen wijze. Nathalie bijvoorbeeld doet helemaal niet aan openen en sluiten. Ze mailt wat ze mailen wil en that's it. Een mail van Nathalie ziet er ongeveer zo uit: "werkgeversverklaring morgen". 

Daar is iets voor te zeggen, ik weet wat ik weten moet en het enige goede antwoord is "dank je".

Een andere klant is iets langer van stof maar doet niet aan formaliteiten, zijn mails beginnen met "Marianne", soms zet hij zijn voornaam nog onderaan de mail, maar vaak ook niet. Dat hoeft ook eigenlijk niet, want je ziet in de mailbox al van wie welke mail komt.

Ik denk er nog over en voorlopig pas ik mijn aanhef aan per mail en per klant.

Urgentie

Iedereen kan begrijpen dat als je al je mails voorziet van een urgentieteken, dat niet veel indruk maakt. Ik streef ernaar al mijn zakelijke emails binnen een dag te beantwoorden. Ik doe dat wel vaak op volgorde van prioriteit. Een klant die een huis heeft gekocht en te maken heeft met ontbindende voorwaarden heeft vaak wat meer haast dan een klant die in de oriëntatiefase zit.

Als ik zelf een mail te versturen heb die aan het criterium Urgent voldoet, weten jullie wat ik dan doe? Dan bel ik even. Naar sommige instanties is even niet even (keuzenmenuutjes en wachttijden), maar een telefoontje is bij urgentie vaak effectiever dan een mail, zelfs dan een mail met een urgentieteken. Voor alle zekerheid kun je het besprokene nog wel even per mail bevestigen

Leesbevestiging

Kennen jullie dat, een mail waarbij in het scherm de volgende tekst verschijnt:

"de afzender heeft gevraagd om een leesbevestiging". Ik weet niet wat ik daar mee moet,  ik weet wel dat het de nodige irritatie opwekt. Ik ben de leesbevestiging eens gaan googelen en ik ben niet de enige die er moeite mee heeft. Het is een beetje de equivalent van de aangetekende brief. Dan weet je dat de geadresseerde je brief ontvangen heeft. Je weet niet of hij de brief ook gelezen heeft. Als ik een mail open waarbij ik moet melden dat ik hem gelezen heb, geef ik alleen aan dat de mail ontvangen is. En dat is volkomen overbodig omdat de verzender bericht had ontvangen als hij niet te bestemder plaatse was gearriveerd. Ik kijk regelmatig de zakelijke mailbox door en maak meteen in mijn hoofd een prioriteitenlijstje, En als je nou een leesbevestiging krijgt, ga je dan, net als meneer de Wit van de REMINDER, zitten wachten op een antwoord? Als een bericht zo belangrijk is dat je hem als een soort aangetekende brief verstuurt, waarom bel je dan niet even?

Afwezigheidsassistent

Ook zoiets bijzonders, als je per kerende mail een mail terugkrijgt is dat meestal met ongeveer de volgende tekst: 

"tot maandag 23 november ben ik niet aanwezig, ik zal uw mail na die datum beantwoorden".

Handig, misschien. Niets voor mij. Lieve klanten, ik lees en beantwoord jullie mail, zo snel mogelijk en als ik afwezig ben via de laptop of de telefoon. Ik weet dat jullie mijn mail lezen, dus een urgentieteken en een leesbevestiging zijn overbodig. Welke aanhef ik ook voor jullie gebruik, ik bedoel het goed. En als we elkaar echt iets moeten vertellen, joh, dan bellen we even.

Ik zou trouwens  zelf erg gelukkig zijn met een HOEHEURTHETEIGENLIJKPERMAIL?