Mind your mail

Mail versturen? Wees voorzichtig!

Hebben jullie ook wel eens ondervonden dat je in alle onbevangenheid een mail beantwoordt of doorstuurt en dat je er dan niet aan gedacht hebt dat er in alle voorgaande mail iets staat dat niet voor de ogen van een nieuwe ontvanger bestemd is?

De kandidaat

Ik heb dat een aantal jaren eens meegemaakt bij een bedrijf waar ik als hypotheekadviseur werkzaam was. Ik had een collega-adviseur nodig. Voor deze functies is maar één goed bemiddelingskanaal en dat is je eigen legertje accountmanagers. In mijn vak heb je regelmatig vertegenwoordigers van banken en verzekeringsmaatschappijen aan tafel die willen weten hoe het met je is en waarom je niet meer productie bij hun eigen clubje onderbrengt.

Ook deze vacature had ik bij de lieden onder de aandacht gebracht en met succes. Binnen een week belde een accountmanager met een geschikte kandidaat, de kandidaat zou mij mailen.

En inderdaad, dezelfde dag had ik een mail van de kandidaat. Het eerste contact is bedoeld om kennis te maken. Ik ging niet over salarissen en vakantiedagen.

Kandidaat vond de arbeidsvoorwaarden veel interessanter dan de functie en collega's. Bij de zoveelste mail vol vragen, was ik er klaar mee. Ik had het beredruk. Als dat niet het geval was geweest hadden we de hele mailwisseling niet gehad natuurlijk.

De laatste mail stuurde ik door naar de office-manager. Ik stuurde de mail door met de volgende toelichting:

Hee, Alice, die vent begint nu wel erg te zeiken, wil jij even antwoorden?

De volgende ochtend bij mijn dagopening thuis, las ik een mail van de betreffende accountmanager. Kandidaat wilde niet bij ons werken, kandidaat wilde zelfs geen contact meer.

Wat bleek? Hoofd Human Resources had een antwoord boven aan de mailwisseling geplakt en de hele zwik verzonden aan kandidaat.

We waren allebei totaal in shock, Natuurlijk bedoelde ik het niet persoonlijk, ik kende die zeikerd niet eens. En daarbij had ik niet verwacht dat Alice de mail zo zou doorsturen.

Als ik dit verhaal vertel zie ik de herkenning om mij heen, iedereen heeft wel eens zo'n stunt uitgehaald. Iedereen heeft wel eens iets gezegd dat een klant beter niet kon horen terwijl de telefoonlijn nog openstond.

Ik controleer de laatste jaren altijd of de telefoonverbinding wel echt verbroken is. Ik stel altijd een verse mail op naar zakelijke relaties.

Tot gisteren. Ik had met een zakenrelatie over een klant gesproken, ik had gewoon wat advies nodig. Een paar dagen tevoren hadden de zakenrelatie en ik het samen over andere gezamenlijke klanten die nogal precies waren. Nu is er niets mis met precies in ons vak, maar als je moet uitleggen waarom er een komma op een bepaalde plaats staat kan de irritatie toeslaan.

Mijn zakenrelatie zei na een sessie die drie keer zolang had geduurd dan nodig: "Mar, ik hoop dat je volgende klanten iets nonchalanter met de zaken omgaan".

Ik mailde mijn zakenrelatie over de volgende klant. Ik mailde opgewekt dat deze klanten absoluut makkelijker waren dan de vorige. En ik mailde de klant, jullie raden het al, compleet met deze jolige opmerking. Althans, jolig als je de voorgeschiedenis kent.

In de haast had ik de hele mailwisseling doorgestuurd. Nu was het in dit geval geen drama. Dat was de vergissing van Hoofd Human Resources wel.

Ik doe het nooit meer, om alle misverstanden en blunders te voorkomen krijgt iedereen die mij mailt een verse mail terug. Ben je meteen van het gedoe af dat als je één mailtje wilt printen er meteen 6 A viertjes uit de printer komen.

Doorsturen? Ik doe het niet meer, ik tik de benodigde tekst nog liever over.

Je zult mij niet meer op dit soort nonchalance betrappen.